Externalisation de la paie : les bénéfices pour les RH

Déléguer certaines tâches pour quelque raison que ce soit est une stratégie qu’un dirigeant peut adopter pour optimiser les résultats de son entreprise. La gestion de paie pourrait en faire partie. Quels avantages peut-on attendre d’une externalisation de la paie ?

Que-ce que l’externalisation de la paie ?

L’externalisation de la paie consiste à confier la gestion de paie ainsi que toutes les fonctions qui lui sont rattachées à un prestataire extérieur. Ce dernier a pour mission d’établir la fiche de paie avec toutes les lignes qui la composent tel que le salaire, les dispositions spécifiées dans le contrat de travail, les déclarations sociales et autres obligations légales, les congés et absences, les formations. Il se charge également de l’édition des états généraux, des états relatifs à une opération spécifique comme le départ d’un salarié, un accident de travail. Néanmoins, selon les termes du contrat passé entre l’entreprise sollicitant et le prestataire, une externalisation peut concerner uniquement la maintenance des moyens informatique de paie et de gestion des ressources humaines. Elle peut être également partielle, c’est-à-dire portant sur un partie du processus seulement.

Les raisons justifiant d’une telle démarche sont multiples. Soit parce que le procédé utilisé actuellement par l’entreprise présente des imperfections ou jugé trop lourd ou onéreux ou compliqué ou encore chronophage. Soit parce que l’entreprise ne dispose pas d’agent compétent en matière de paie et de droit de société. En effet, la législation qui régit le salaire est souvent sujette à des changements et les règles d’application, les méthodes de calcul, les différents taux varient beaucoup. Une autre raison pour se tourner vers l’externalisation de paie est aussi lors que cette option se révèle réellement avantageuse pour l’entreprise. Son fonctionnement est assez simple. L’entreprise fait parvenir les pièces et justificatifs de chaque rubrique au prestataire pour qu’il les intègre dans le processus. Une fois les calculs effectués, ce dernier envoie les éléments de paie aux RH qui en effectuent l’impression et procède au paiement.

Les bénéfices de l’externalisation de la paie pour les RH

De différents points de vue, l’externalisation de paie présente beaucoup d’avantages. D’abord, elle simplifie le fonctionnement des RH. Cela procure un gain de temps considérable. En effet, le traitement de la paie par un employé non-spécialiste pourrait engendrer des retards dans le règlement des charges sociaux vu la complexité du mode de régularisation imposé par la Déclaration sociale nominative (DSN), ce qui entraînerait des pénalités pour l’entreprise. D’un autre côté, les retards et les erreurs au niveau du paiement des salaires sont généralement source de malaises sociaux. Le temps et les moyens économisés via l’externalisation de paie permettent aussi à la direction des RH de mieux gérer ses autres fonctions et de se diriger vers des missions à plus forte valeur ajoutée.

Par exemple, elle pourrait aider à la facilitation des prises de décisions par la direction générale en fournissant des données et des indicateurs sociaux fiables, exploitables et facilement accessibles. Elle pourrait se lancer également dans des initiatives comme l’instauration de la gestion des savoirs internes ou gestion des talents. Ainsi, tout en augmentant la rentabilité des ressources humaines, cela rendrait les employés plus épanouis et plus impliqués dans les objectifs de l’entreprise.

D’une part, externaliser la paie met l’entreprise à l’abri d’éventuelles erreurs vis-à-vis de la législation en vigueur et permet de prévenir les litiges avec l’administration. Le prestataire déleste les RH de la veuille juridique et des risques encourues lors de l’interprétation des textes. Il pourrait aussi faire bénéficier à son client de ses expériences et octroyer des conseils au moment du recrutement d’un nouveau collaborateur par exemple. Tout au long de la collaboration, un gestionnaire assure la suivie de l’exécution du projet l’externalisation de paie et répond aux demandes d’explication émanant de son client. Habituellement, un espace en ligne est créé afin de favoriser les échanges, l’accès aux données et l’édition des états.

Outre ces avantages énumérés, une externalisation de paie pourrait alléger le budget des RH. Une comparaison entre le coût de l’opération d’un côté et les dépenses en salaires, formations et maintenance des outils d’un autre côté ferait ressortir les sommes économisées.